Vấn đề về thuế không nhất thiết phải bắt đầu bằng gian lận mới trở nên tốn kém.

Nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng HMRC chỉ xử phạt nặng các doanh nghiệp lớn hoặc các trường hợp gian lận rõ ràng. Đó là một giả định nguy hiểm. Trên thực tế, HMRC có thể áp dụng các hình phạt đáng kể không chỉ khi thuế bị trốn tránh một cách cố ý, mà còn khi tờ khai không chính xác do doanh nghiệp không thực hiện sự cẩn trọng hợp lý. Hướng dẫn về hình phạt do HMRC công bố cho biết hình phạt đối với sự không chính xác có thể dao động từ 0% đến 30% đối với lỗi bất cẩn, từ 20% đến 70% đối với hành vi cố ý, và từ 30% đến 100% nếu hành vi đó là cố ý và bị che giấu.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ như tiệm làm móng, thẩm mỹ viện, cửa hàng bán đồ ăn mang đi, nhà hàng và các ngành nghề kinh doanh thu tiền mặt khác, vấn đề này cần được xem xét nghiêm túc. Một doanh nghiệp không cần phải lớn mới thu hút sự chú ý của HMRC (Cơ quan Thuế vụ Anh). Nếu hồ sơ yếu kém, số liệu không hợp lý hoặc cách tính thuế không nhất quán, HMRC có thể điều tra và hậu quả tài chính có thể nhanh chóng trở nên nghiêm trọng.

Sai sót vô ý và hành vi trốn thuế có chủ đích khác nhau ở điểm nào?

Theo quan điểm của HMRC (Cơ quan Thuế vụ Anh), không phải mọi sai phạm về thuế đều được xử lý như nhau. Mức phạt phụ thuộc rất nhiều vào bản chất của hành vi dẫn đến sai phạm đó.

Ở mức độ nhẹ hơn, HMRC có thể quyết định rằng tờ khai thuế sai vì người nộp thuế đã không thực hiện sự cẩn trọng hợp lý. Điều đó vẫn nghiêm trọng, nhưng được xử lý khác với hành vi cố ý. Hướng dẫn của HMRC mô tả hành vi bất cẩn là việc không thực hiện sự cẩn trọng hợp lý liên quan đến các vấn đề thuế.

Ở mức độ nghiêm trọng hơn, HMRC có thể kết luận rằng doanh nghiệp cố tình khai thiếu thu nhập, khai khống chi phí, che giấu giao dịch hoặc sử dụng hồ sơ giả mạo để giảm nghĩa vụ thuế. Trong những trường hợp đó, mức phạt sẽ cao hơn nhiều và biện pháp xử lý tuân thủ có thể trở nên quyết liệt hơn.

Cơ quan thuế HMRC có thể truy cứu hồ sơ đến thời điểm nào?

Đây là một trong những điểm quan trọng nhất đối với bất kỳ chủ doanh nghiệp nào.

Nếu vấn đề là một lỗi thông thường, không phải do bất cẩn hay cố ý, thời hạn đánh giá thông thường thường là 4 năm . Nếu thất thu thuế do bất cẩn, HMRC thường có thể truy thu trong vòng 6 năm . Nếu thất thu thuế là do hành vi cố ý, HMRC trong nhiều trường hợp có thể truy thu đến 20 năm .

Điều đó có nghĩa là một hệ thống kế toán yếu kém hoặc hành vi cố ý che giấu thu nhập có thể không chỉ gây ra vấn đề trong năm hiện tại. Nó có thể khiến doanh nghiệp phải đối mặt với một cuộc kiểm tra lịch sử rộng hơn nhiều, bao gồm thuế, lãi suất và tiền phạt trong nhiều năm.

Cơ quan thuế HMRC cũng có thể kiểm tra các doanh nghiệp nhỏ.

Một số chủ tiệm làm tóc, cửa hàng hoặc quán ăn nhỏ vẫn tin rằng doanh nghiệp của họ quá nhỏ để được chú ý. Đó đơn giản là một giả định không an toàn.

Cơ quan thuế HMRC có thể tiến hành kiểm tra tuân thủ đối với bất kỳ doanh nghiệp nào nếu phát hiện các dấu hiệu rủi ro, và các cuộc kiểm tra này không chỉ giới hạn ở các công ty lớn. Một doanh nghiệp nhỏ cũng có thể bị chú ý nếu doanh thu giảm mạnh mà không có lời giải thích, nếu doanh số bán hàng được khai báo không phù hợp với mô hình mua hàng, nếu có khối lượng giao dịch tiền mặt lớn nhưng thiếu chứng từ, hoặc nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc mâu thuẫn. Các tài liệu hướng dẫn về tuân thủ của HMRC nêu rõ rằng các báo cáo không chính xác và hồ sơ không đầy đủ có thể dẫn đến các cuộc điều tra và hình phạt.

Những dấu hiệu cảnh báo nào có thể thu hút sự chú ý của HMRC (Cơ quan Thuế và Hải quan Hoàng gia Anh)?

Có một số kiểu hành vi thường làm tăng nguy cơ mắc bệnh.

Một doanh nghiệp có thể bị xem xét kỹ lưỡng hơn nếu doanh thu được báo cáo thấp bất thường so với các kỳ trước, hoặc nếu mức mua hàng tồn kho và hóa đơn nhà cung cấp không nhất quán với doanh số được báo cáo. Doanh nghiệp cũng có thể phải đối mặt với các câu hỏi nếu thu tiền mặt đáng kể nhưng không có dấu vết kiểm toán rõ ràng, hoặc nếu hồ sơ thiếu các mục quan trọng như hóa đơn, sao kê ngân hàng, hóa đơn tiện ích, chứng từ lương hoặc các bằng chứng cơ bản khác. Cơ quan Thuế và Hải quan Anh (HMRC) yêu cầu các doanh nghiệp phải lưu giữ hồ sơ đầy đủ, và các yêu cầu của Đạo luật Công ty cũng quy định rằng hồ sơ công ty phải đủ để thể hiện và giải thích các giao dịch và tiết lộ tình hình tài chính với độ chính xác hợp lý.

Đối với các giao dịch bán hàng được ghi nhận điện tử, HMRC cũng đã ban hành một chế độ cụ thể để giải quyết vấn nạn che giấu doanh thu điện tử , đôi khi được gọi là gian lận hoặc thao túng máy tính tiền. HMRC mô tả hành vi này là cố ý thao túng hồ sơ bán hàng điện tử để che giấu hoặc giảm doanh thu và các khoản thuế liên quan. Các quyền hạn và hình phạt mới đã được đưa ra trong Phụ lục 14 của Đạo luật Tài chính năm 2022, và HMRC có một tờ thông tin hướng dẫn tuân thủ chuyên dụng về vấn đề này.

Mức phạt có thể rất cao ngay cả trước khi hành vi phạm tội được xem xét.

Nhiều người đóng thuế chỉ tập trung vào khoản thuế bổ sung có thể phải nộp, nhưng rủi ro thực sự thường còn lớn hơn thế.

Nếu HMRC phát hiện sai sót, doanh nghiệp có thể phải trả khoản thuế thiếu, tiền lãi và tiền phạt. Như đã nêu ở trên, sai sót do bất cẩn có thể bị phạt tới 30% số thuế thiếu. Sai sót cố ý có thể lên tới 70% , và sai sót cố ý nhưng bị che giấu có thể lên tới 100% . HMRC có thể giảm mức phạt tùy thuộc vào việc khai báo được yêu cầu hay không và chất lượng của thông tin được khai báo.

Điều này có nghĩa là hành động sớm rất quan trọng. Một doanh nghiệp xác định được vấn đề, xem xét kỹ lưỡng và kịp thời báo cáo thường sẽ ở vị thế tốt hơn so với doanh nghiệp chờ đến khi HMRC phát hiện ra vấn đề trước.

Trốn thuế có thể trở thành tội hình sự không?

Đúng vậy. Trong những trường hợp nghiêm trọng hơn, HMRC có thể tiến hành điều tra hình sự thay vì chỉ xử lý vấn đề bằng các hình phạt dân sự.

Cơ quan Thuế vụ Anh (HMRC) tuyên bố rằng họ có quyền điều tra hình sự tương tự như các cơ quan thực thi pháp luật khác của Vương quốc Anh đối với các hành vi phạm tội liên quan đến HMRC, bao gồm cả hành vi gian lận trốn thuế. Những quyền hạn đó bao gồm việc yêu cầu lệnh thu giữ chứng cứ, thực thi lệnh khám xét, bắt giữ và thu hồi tài sản phạm tội theo Đạo luật Thu lợi bất chính năm 2002. HMRC cũng tuyên bố rằng, sau khi bị kết án, quyền tịch thu tài sản có thể được sử dụng để xác định, tịch thu và bán tài sản của những người bị kết án về tội gian lận thuế.

Không phải mọi trường hợp trốn thuế đều trở thành tội hình sự. Nhiều trường hợp được giải quyết thông qua các biện pháp tuân thủ dân sự. Nhưng nếu HMRC cho rằng hành vi đó đủ nghiêm trọng, thì việc điều tra hình sự, truy tố, tịch thu tài sản, và thậm chí là bỏ tù có thể trở thành những rủi ro thực sự.

Việc lưu giữ hồ sơ tốt là một trong những hình thức bảo vệ hiệu quả nhất.

Một trong những cách tốt nhất để giảm thiểu rủi ro về thuế là lưu giữ hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu.

Đối với người nộp thuế tự kinh doanh, GOV.UK cho biết hồ sơ nói chung phải được lưu giữ ít nhất 5 năm sau hạn chót nộp hồ sơ ngày 31 tháng 1 của năm thuế liên quan. Đối với các công ty trách nhiệm hữu hạn, GOV.UK cho biết hồ sơ công ty và kế toán thường phải được lưu giữ trong 6 năm kể từ khi kết thúc năm tài chính gần nhất của công ty mà chúng liên quan , và đôi khi lâu hơn trong một số trường hợp nhất định. Đối với thuế GTGT, thông báo về việc lưu giữ hồ sơ thuế GTGT của HMRC cho biết hồ sơ kinh doanh cho mục đích thuế GTGT nói chung cần được lưu giữ ít nhất 6 năm .

Đây không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần. Nếu HMRC đặt câu hỏi và doanh nghiệp không thể cung cấp hồ sơ hợp lệ, việc thiếu bằng chứng có thể khiến việc bảo vệ lập trường thuế trở nên khó khăn hơn nhiều.

Các chủ doanh nghiệp nên làm gì để giảm thiểu rủi ro?

Các doanh nghiệp cần đảm bảo tờ khai thuế trung thực, đầy đủ và nộp đúng hạn. Họ nên lưu giữ hóa đơn, sao kê ngân hàng, bảng lương, hóa đơn tiện ích, biên lai mua hàng và các tài liệu hỗ trợ khác một cách có hệ thống và dễ dàng truy xuất. Họ cũng nên tránh sử dụng bất kỳ hệ thống không chính thức hoặc ngoài sổ sách nào để che giấu hoặc giảm doanh thu. Cơ quan thuế HMRC đã nêu rõ rằng việc che giấu doanh số bán hàng điện tử là một lĩnh vực cần đặc biệt chú trọng trong việc thực thi pháp luật.

Điều quan trọng nữa là cần làm việc với một kế toán viên có năng lực để xác định chính xác các khoản chi phí được phép khấu trừ và lập kế hoạch thuế hiệu quả theo đúng quy định pháp luật, thay vì tìm cách làm tắt tạo ra rủi ro lâu dài.

A2B Tax có thể hỗ trợ như thế nào?

Trong trường hợp có lo ngại về hồ sơ yếu kém, thiếu tài liệu, chênh lệch tiền mặt không rõ nguyên nhân hoặc kê khai thuế trước đây, thời điểm thích hợp nhất để giải quyết vấn đề là trước khi HMRC đặt câu hỏi, chứ không phải sau đó.

A2B Tax có thể giúp rà soát hệ thống kế toán, xác định các điểm yếu trong hồ sơ, đánh giá mức độ rủi ro thuế tiềm ẩn và hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện việc tuân thủ trước khi các vấn đề nhỏ trở nên tốn kém. Khi thích hợp, việc rà soát sớm cũng có thể giúp doanh nghiệp quyết định xem có nên thực hiện hành động khắc phục hoặc tự khai báo hay không. Lợi thế thực tế của việc hành động sớm là kết quả xử phạt thường tốt hơn nếu việc tự khai báo được thực hiện đúng cách và trước khi HMRC buộc phải xử lý vấn đề.

Phần kết luận

Cho dù vấn đề thuế bắt nguồn từ một sai sót bất cẩn hay một hành động cố ý khai thiếu thuế, HMRC (Cơ quan Thuế vụ Anh) đều có thể xử lý nghiêm khắc.

Điểm khác biệt là hành vi cố ý thường dẫn đến hình phạt nặng hơn, thời gian xem xét lại dài hơn và nguy cơ bị xử lý hình sự cao hơn. Nhưng ngay cả những lỗi "vô ý" cũng có thể khiến doanh nghiệp phải trả giá đắt về thuế, lãi suất, thời gian quản lý và tiền phạt nếu không cẩn trọng đúng mức.

Đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ, bài học rất rõ ràng: hãy giữ sổ sách kế toán đầy đủ, kê khai thuế chính xác, tránh mọi hệ thống kế toán không chính thức và xem xét các vấn đề sớm. Nếu bạn cần trợ giúp kiểm tra hồ sơ thuế hoặc xây dựng quy trình kế toán chặt chẽ hơn, hãy liên hệ với A2B Tax để được hỗ trợ bảo vệ doanh nghiệp của bạn trước khi HMRC can thiệp.